Регистрация документов

Регистрация документов – один из ключевых бизнес-процессов в отделе делопроизводства.

Целью регистрации является учет документов в компании. Процесс выглядит так: в базу данных вносятся сведения о реквизитах документов.

Какие сроки регистрации документов? Входящие документы подлежат регистрации в день поступления, а исходящие –в день их отправления или подписания. Внутренние документы регистрируются в день их подписания либо издания.

Информация вносится в журнал регистрации документов.

Таким образом, после изучения основ регистрации, учета документов, следует обратить внимание на индекс документа. Индекс проставляется при регистрации документа.

Индекс представляет собой группу цифр, где происходит деление на первую – как правило, номер подразделения в организационной структуре компании, вторую – порядковый номер.

Образец: 01-05 – Приказ

Регистрация документов

Какие документы подлежат обязательной регистрации?

 — Документы, поступившие из органов государственной власти

— Документы вышестоящих организаций

— Обращения физических лиц

— Документы, которые требуют принятия решения

Важно знать: в каждой организации ответственный за ведение делопроизводства должен составить перечень документов, которые не подлежат регистрации.

Примерный перечень таких документов прилагается:

— Бухгалтерская документация

—  Поздравительные и рекламные материалы

 — Приглашения на мероприятия

 

Читайте также:  Роль документа в современной организации в 2021 году
Все о творчестве для каждого
Adblock
detector