Содержание
- Вы являетесь начальником отдела службы делопроизводства и вам поручили задачу перевести согласование документов в организации в электронный вид? Ранее ваша организация не использовала СЭД, а только переходит на систему электронного документооборота?
- Что делать на первых этапах ответственному сотруднику за перевод документов в электронный вид? Поначалу это может показаться сложной работой. В данной статье представлен план перехода на электронный документооборот, список пошаговых действий, необходимых для перехода от бумажного документооборота на электронный. Каждый пункт разбирается отдельно.
- Первое, на что стоит обратить внимание лицу, ответственному за разработку алгоритма,- это изучение всех бизнес-процессов. Что входит в изучение бизнеc-процессов? Анализ всех локальных нормативных актов компании, изучение оргструктуры организации. Изучив бизнес-процессы, станет понятно, с чего начинать переход к СЭД.
- Второй ключевой задачей является выбор платформы электронного документооборота. Как правило, она выбирается заранее и согласовывается совместно с подразделениями, заинтересованными в разработке алгоритма. Это служба информационных технологий — ИТ. (пример).
- После выбора СЭД необходимо создать перечень документов, подлежащих обязательному согласованию, так как не все документы в компании должны проходить систему обязательного согласования. Порядок согласования должен быть изложен во внутреннем нормативном документе компании. Порядок согласования, сроки согласования, список согласующих подразделений? их зона ответственности — должны быть указаны в локальном документе. Если такой порядок разработан ранее, то следует создать перечень документов, подлежащих согласованию, и включить раздел в уже созданный порядок.
- Далее следует описать маршрут согласования. Лучше для этого использовать редактор Visio. Следующей наиболее важной задачей является тестирование совместно с ИТ-службой и заинтересованными подразделениями. После первого этапа тестирования будут выявлены ошибки, которые необходимо исправить, а также внести корректировки: какие-то бизнес-процессы убрать, а какие-то добавить.
- Процесс корректируется и создается итоговый алгоритм, который закрепляется в локальном внутреннем документе.
Вы являетесь начальником отдела службы делопроизводства и вам поручили задачу перевести согласование документов в организации в электронный вид? Ранее ваша организация не использовала СЭД, а только переходит на систему электронного документооборота?
Что делать на первых этапах ответственному сотруднику за перевод документов в электронный вид? Поначалу это может показаться сложной работой. В данной статье представлен план перехода на электронный документооборот, список пошаговых действий, необходимых для перехода от бумажного документооборота на электронный. Каждый пункт разбирается отдельно.
Первое, на что стоит обратить внимание лицу, ответственному за разработку алгоритма,- это изучение всех бизнес-процессов. Что входит в изучение бизнеc-процессов? Анализ всех локальных нормативных актов компании, изучение оргструктуры организации. Изучив бизнес-процессы, станет понятно, с чего начинать переход к СЭД.
Второй ключевой задачей является выбор платформы электронного документооборота. Как правило, она выбирается заранее и согласовывается совместно с подразделениями, заинтересованными в разработке алгоритма. Это служба информационных технологий — ИТ. (пример).
