Контроль исполнения документов

В процессе регистрации входящих документов следует  распределить документы на два потока: со сроком исполнения и без срока исполнения. Рассмотрим порядок контроля исполнения документов.

Какие документы являются контрольными?

  • Если в тексте резолюции к документу указан срок исполнения документа
  • Если в тексте самого документа указан срок предоставления информации либо совершения любых действий, предусматривающих исполнение
  • Иное (в случае, если в организации утвержден перечень документов, подлежащих контролю, то виды и сроки определяются согласно перечню).

Контроль исполнения документов

Контроль исполнения документов — это действия по обеспечению своевременного исполнения документов.

 

! ВАЖНО: Задачи контроля исполнения документов возложены на отдел делопроизводства.

Этапы контроля исполнения исполнения документов:

  • Постановка ответственным лицом документа на контроль (в карточке регистрации указывается предполагаемый срок исполнения документов)
  • Направление контрольной карточки в адрес исполнителя
  • Доведение информации о сроках исполнения до исполнителя
  • Информационная рассылка (промежуточная) о документах, находящихся на контроле (как правило, за неделю до предполагаемого отчета об исполнении)
  • Снятие документа с контроля

! ВАЖНО: В некоторых организациях предусмотрен еженедельный отчет службы ДОУ в адрес руководства о контрольных документах.

Форма отчета утверждается внутренними нормативными документами в организации. Как правило, отчет службы ДОУ предусматривает данные о реквизитах входящего документа, теме письма, сроке исполнения, исполнителе, тексте резолюции.

 Образец отчета службы ДОУ в редакции Word:

Отчет об исполнении контрольного документа  — это отметка об исполнении. В системе электронного документооборота исполнитель в карточке документа указывает информацию: текст отчета (см. образец) и при необходимости в отчет прикрепляет сопроводительные материалы. Дата отчета в электронной карточке документа формируется автоматически.

На основании полученной информации служба ДОУ принимает решение о закрытии контрольного документа либо о переносе срока. Основания для переноса срока следует указать (прописать) во внутренних нормативных документах организации.

Читайте также:  Подготовка к совещанию (заседание коллегиальных органов)

Образец текста об исполнении документа:

Исполнено. Письмо от  21.04.2021 исх. №317-06 направлено в адрес ООО «____» по электронной почте (копия о получении прилагается). Оригинал письма направлен через отделение почтовой связи 22.04.2021 (копия описи прилагается).

 

Все о творчестве для каждого
Adblock
detector