В процессе регистрации входящих документов следует распределить документы на два потока: со сроком исполнения и без срока исполнения. Рассмотрим порядок контроля исполнения документов.
Какие документы являются контрольными?
- Если в тексте резолюции к документу указан срок исполнения документа
- Если в тексте самого документа указан срок предоставления информации либо совершения любых действий, предусматривающих исполнение
- Иное (в случае, если в организации утвержден перечень документов, подлежащих контролю, то виды и сроки определяются согласно перечню).
Контроль исполнения документов — это действия по обеспечению своевременного исполнения документов.
! ВАЖНО: Задачи контроля исполнения документов возложены на отдел делопроизводства.
Этапы контроля исполнения исполнения документов:
- Постановка ответственным лицом документа на контроль (в карточке регистрации указывается предполагаемый срок исполнения документов)
- Направление контрольной карточки в адрес исполнителя
- Доведение информации о сроках исполнения до исполнителя
- Информационная рассылка (промежуточная) о документах, находящихся на контроле (как правило, за неделю до предполагаемого отчета об исполнении)
- Снятие документа с контроля
! ВАЖНО: В некоторых организациях предусмотрен еженедельный отчет службы ДОУ в адрес руководства о контрольных документах.
Форма отчета утверждается внутренними нормативными документами в организации. Как правило, отчет службы ДОУ предусматривает данные о реквизитах входящего документа, теме письма, сроке исполнения, исполнителе, тексте резолюции.
Образец отчета службы ДОУ в редакции Word:
Отчет об исполнении контрольного документа — это отметка об исполнении. В системе электронного документооборота исполнитель в карточке документа указывает информацию: текст отчета (см. образец) и при необходимости в отчет прикрепляет сопроводительные материалы. Дата отчета в электронной карточке документа формируется автоматически.
На основании полученной информации служба ДОУ принимает решение о закрытии контрольного документа либо о переносе срока. Основания для переноса срока следует указать (прописать) во внутренних нормативных документах организации.
Образец текста об исполнении документа:
Исполнено. Письмо от 21.04.2021 исх. №317-06 направлено в адрес ООО «____» по электронной почте (копия о получении прилагается). Оригинал письма направлен через отделение почтовой связи 22.04.2021 (копия описи прилагается).
