Экспертиза ценности документов — исследование документов на основании критериев их значения в целях определения сроков сбережения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда России.
Проведение эспертизы ценности документов в организации на стадии делопроизводства ведется: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке корректности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в картотеку федерального органа исполнительной власти.
Для организации и проведения экспертизы значения документов в организации формируется каждый день экспертная комиссия (ЭК).
Функции и права ЭК, а еще организация ее работы ориентируются положением об ЭК, которое утверждаются управляющим должностным лицом организации и согласовывается с архивным учреждением (если организация включена в перечень источников комплектования архива).
Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения исполняется каждый год в структурных подразделениях организации только лицами, ведущими делопроизводство, вместе с ЭК.
При проведении экспертизы ценности документов исполняется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в отделах; выделение к устранению дел за прошлые годы, сроки которых прошли.
Отбор документов ведется на основании перечней документов с указанием сроков и номенклатуры дел организации методом полистного просмотра дел. В делах подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу бумаги с временными сроками.
