- В данной статье представлены рекомендации по подготовке деловых встреч и переговоров.
- Как подготовить повестку дня?
- Как оформить протокол после проведения рабочего совещания?
- Успешно организовать деловые переговоры — это подготовить и изучить материалы, необходимые для обсуждения в ходе проведения встречи.
В данной статье представлены рекомендации по подготовке деловых встреч и переговоров.
Следует помнить, что в обязанности секретаря входит как встреча лиц, приглашенных на переговоры, так и их сопровождение.
- Следует проверить все необходимое для переговоров оборудование (пример: телефонная связь, связь для видеоконференции и т.п.).
- Следует проверить наличие кресел и стульев, ручек и блокнотов, а также воды.
- Помещение перед переговорами должно быть хорошо проветрено. На столе переговоров не должно быть предметов или документов, не имеющих отношение к встрече.
! ВАЖНО: Ключевой задачей секретаря в рамках подготовки к деловой встрече является формирование повестки дня. В ходе проведения встречи секретарь несет ответственность за оформление протокола.
Как подготовить повестку дня?
Как правило, если совещание оперативное, то повестка формируется в свободной форме. Форму повестки обязательно следует согласовать с руководителем.
Как оформить протокол после проведения рабочего совещания?
Есть два варианта оформления протокола. Рукописный и с использованием СЭД (система электронного документооборота). Во втором случае (СЭД) протокол формируется автоматически, на базе платформы электронного документооборота. Секретарю необходимо только записать поручения, выданные в ходе совещания, а остальное — это автоматизация. В первом же случае все гораздо сложнее. На первом этапе секретарь записывает поручения (как правило, в блокнот). Далее, после проведения совещания, все зафиксированные поручения следует оформить в протокол. Важно, чтобы в организации ранее была разработана и утверждена форма такого протокола.
! ВАЖНО: Дополнительной, но важной задачей является контроль за обслуживанием гостей в ходе проведения переговоров. Не в каждой организации в обязанности секретаря входит обслуживание гостей встречи. Даже если это поручено другому ответственному лицу, секретарь должен следить за качеством обслуживания (пример: у всех ли гостей есть вода, всем ли принесли кофе/чай и т.п.)
Успешно организовать деловые переговоры — это подготовить и изучить материалы, необходимые для обсуждения в ходе проведения встречи.
