Электронная деловая переписка

В данной статье будут рассмотрены принципы ведения электронной деловой переписки, а также типичные ошибки,с которыми сталкиваются секретари, делопроизводители, работники офисных служб. Также данная статья будет полезна всем, кто хочет поднять уровень своего профессионального развития.

Грамотно составленное электронное письмо — это…

• Высокий уровень профессионализма работников.
• Положительное влияние на репутацию организации.

 Каким должен быть текст электронного делового письма?

• Исключающим двусмысленность.
• Логичным и лаконичным.
• Вежливым.
• Грамотным.
• Исключающим эмоциональные выражения.

Рекомендации по оформлению электронного письма

• Всегда указывайте тему письма. Это поможет в случае поиска письма либо позволит адресату определить степень важности вопроса.
• Если вы отвечаете на определенный вопрос, то всегда выделяйте фрагмент, на который ссылаетесь.
• Структурируйте текст. Разделите его абзацами, в случае необходимости — списками.
• Если письмо требует наличие вложения, то перед отправкой письма проверьте состав все прилагаемых к письму документов.

Что нельзя использовать в электронной деловой переписке?

• Фигуры и прочие графические изображения, которые не имеют прямого отношения к тексту письма.
• Разный размер шрифта.
• Много восклицательных, вопросительных знаков. Наличие многоточия.
• Яркий фон, цветное оформление.

 Пример делового электронного письма

Здравствуйте, уважаемый Иван Иванович!

Благодарим Вас за приглашение принять участие в презентации компании  «______».

Сообщаем, что от нашей организации будет принимать участие Петрова Ирина Владимировна, старший специалист отдела по работе с клиентами.

Хорошего дня!

С уважением,

Смирнова Ольга Николаевна,

начальник общего отдела

ООО «____»

Тел.: ____

E-mail:____