В данной статье будут рассмотрены административные обязанности секретаря. Ниже представлен список основных функций деятельности секретаря,а также справочная информация к каждому пункту.
- Организация работы приемной руководителя (в том числе контроль деятельности секретариата, прием посетителей)
- Планирование рабочего дня руководителя (ведение календаря)
- Взаимодействие с контрагентами, партнерами (в том числе ведение деловой переписки, телефонных переговоров).
Организация должна предусмотреть для приема посетителей отдельное помещение. В приемной руководителя обязательно должен быть стол, компьютер, канцелярские принадлежности, а также мебель (для ожидания встречи). В зависимости от статуса организации дополнительно следует предусмотреть наличие картин, аквариума, журнального столика, автомата с водой.
В обязанности секретаря входит предварительная запись посетителей на прием к руководителю. Так, например,следует записывать данные: Ф.И.О., должность, название компании, контактные данные, дату проведения встречи и время. Также следует уточнить вопросы для обсуждения. Желательно секретарю вести реестр контрагентов (в целях оперативного поиска информации для проведения рабочих встреч).
Для успешной организации встречи руководителя с посетителями следует время приема согласовать заранее и составить перечень вопросов, также согласовав заранее.
